La variabilidad en nuestro trabajo

Categoría: Kanban
La variabilidad en nuestro trabajo
4 de Enero de 2024   |   Por Dieter Varas

La variabilidad en nuestro trabajo

Una de las primeras cosas que se evidencian al comenzar a trabajar con Kanban y las métricas que podemos obtener de un tablero es la naturaleza de nuestro trabajo y cómo se comporta dentro de nuestro proceso.

Dicho lo anterior, debemos entender que cualquier cosa que visualicemos de aquí en adelante no es que pase “por” ni “en” Kanban, sino que ocurre en nuestro proceso y Kanban nos lo hizo visible.

A partir de visualizar la naturaleza de nuestro trabajo veremos que aparecen otras particularidades de este, dentro de estas particularidades se encuentra la variabilidad. Una vez ya tengamos los primeros datos y métricas de nuestro trabajo veremos que se hará visible y desde un inicio debemos tener en claro que siempre estará presente, ya que es algo natural en los procesos, sobre todo, asociados al trabajo del conocimiento. Pero, ¿qué es la variabilidad? Entenderemos por  variabilidad a cualquier fluctuación o cambio que ocurre en nuestro flujo de trabajo, en la demanda o entrega asociada a este.

Al ser un elemento inherente en cualquier sistema, lo ideal es que seamos capaces de reconocer la variabilidad, tratar de descubrir sus causas y gestionarla adecuadamente para lograr un flujo de trabajo fluido y eficiente.

A continuación te presento algunas causas que pueden traer variabilidad a tu sistema Kanban, recuerda que a mayor variabilidad menos predictivo seremos.

  • Demanda fluctuante: La cantidad de tareas o elementos que ingresan al sistema puede variar en diferentes momentos. Esto puede deberse a cambios en las necesidades del cliente, picos de trabajo o incluso a factores estacionales. La variabilidad en la demanda puede afectar el flujo de trabajo y la capacidad del equipo para cumplir con las entregas.
  • Capacidad del equipo: La cantidad de trabajo que el equipo puede manejar de manera efectiva también puede variar. Algunos días o semanas pueden ser más productivos que otros debido a factores como la disponibilidad de los miembros del equipo o la complejidad del trabajo actual. La capacidad fluctuante debe tenerse en cuenta al asignar tareas y establecer límites de trabajo en progreso.
  • Fluctuaciones de especialidades o conocimiento específico: Las personas o habilidades  necesarias para completar ciertas tareas pueden no estar siempre disponibles de manera constante. Pueden surgir situaciones en las que se requiera la experiencia o habilidades específicas de ciertos miembros del equipo, pero estos pueden estar ocupados o ausentes temporalmente, lo que puede generar variabilidad en el flujo de trabajo.
  • Impacto de bloqueos y cuellos de botella: Los bloqueos o cuellos de botella en el proceso pueden provocar una mayor variabilidad en el flujo de trabajo. Cuando una tarea se detiene debido a problemas o dependencias, puede afectar el tiempo de otras y generar variaciones en la entrega del equipo

Para gestionar la variabilidad, es importante adoptar enfoques que mejoren la previsibilidad y la estabilidad del sistema. Algunas prácticas comunes incluyen:

  • Limitar el trabajo en progreso (WIP): Establecer límites para la cantidad máxima de tareas que pueden estar en progreso al mismo tiempo ayuda a mantener un flujo de trabajo más equilibrado y evita la sobrecarga del equipo.
  • Medir y analizar el rendimiento: Utilizar métricas como el cycle time, o el lead time para identificar patrones de variabilidad y áreas de mejora.
  • Enfocarse en la mejora continua: Realizar revisiones periódicas para identificar problemas y oportunidades de mejora. Abordar los problemas de variabilidad mediante acciones correctivas y ajustes en el proceso de manera colaborativa y experimental.
  • Capacitación y formación: Permitir a los miembros del equipo la colaboración y compartir conocimiento  para desarrollar habilidades y competencias, lo que puede ayudar a reducir la variabilidad causada por diferencias de conocimiento o experiencia.
  • Gestión de la carga de trabajo: Equilibrar la asignación de trabajo para evitar la sobrecarga de ciertos miembros del equipo y garantizar que la capacidad se utilice de manera efectiva.

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Dieter Varas,
Entrenador Kanban