¿Por qué limitar el trabajo en progreso?

4 de Enero de 2024   |   Por Performance Dev

“Hoy piden ser multitasking, pero, ¿realmente es bueno?. En una ocasión, cuando iniciábamos con Kanban, las personas estaban sobreasignadas, uno de ellos tenia asignados 18 features. Y trabajaba en paralelo los 18 a la vez. Recurrimos a Gerald Weinberg para entender cuales son los efectos del Multitasking.”

Si trabajamos en paralelo varias tareas a la vez, nos pasará esto: 5

Gráfico: https://es.slideshare.net/pawelbrodzinski/portfolio-kanban-20370450

¿Cómo interpretar este gráfico?

• El color verde es el “WORKING TIME” = “TIEMPO DE TRABAJO” (8 horas menos el tiempo que disponemos para almorzar, ir al baño, participar de reuniones)
• El color rojo es “LOSS TO CONTEXT SWITCHING” = “PERDIDA POR CAMBIO DE TAREA” (al dedicarse a más de una tarea en paralelo, se pierde tiempo por cambio de tarea).
• Si hacemos una sola tarea a la vez tenemos el 100% de nuestro tiempo disponible.
• Si hacemos dos tareas en paralelo, vale decir que avanzamos un poco de una, paramos, luego avanzamos un poco de la otra tarea, paramos y regresamos a la primera tarea, y así hasta completarlas, empleamos sólo el 80% de nuestro tiempo de trabajo. El otro 20% se pierde, pasa a ser desperdicio generado por “switch”de tarea.
• Si hacemos 3 tareas en paralelo, empleamos sólo el 60% de nuestro tiempo de trabajo. El otro 40% se pierde, pasa a ser desperdicio por “switch” de tarea.
• Si hacemos 4 tareas en paralelo, empleamos sólo el 40% de nuestro tiempo de trabajo. El otro 60% se pierde…

En una implementación de Kanban, vimos que una tarea asignada a un Senior Developer, ya llevaba días, cuando usualmente esa tarea demoraba un día. Cuando iban 3 conversé con “Racer” (así llamábamos al Senior Developer).

• Hola Racer, veo que tienes una tarea que usualmente te ha tomado un día y ahora van 3, ¿en qué te puedo ayudar? ¿talvez falta análisis? ¿o necesitas que lo partamos en dos? ¿te asignamos un programador adicional?
• No Iván, no hay problema, ya lo voy a tener listo.

Pasaron otros dos días y la tarea no se movía, nuevamente le pregunté si necesitaba ayuda. Y descubrí lo que estaba pasando

• Lo que pasa Iván es que no sólo estoy haciendo esa tarea,mira, también estoy haciendo estas otras 4 tareas.

Aja!, Racer había tomado otras 4 tareas del inventario de pendientes y las estaba avanzando sin que supiéramos.

• Racer, está bien que quieras avanzar temas futuros, pero eso no lo ha priorizado el usuario.
• Lo que pasa Iván, es que me aburre hacer una sola tarea a la vez.
• Mmmm, buen punto, pero si hacemos varias cosas a la vez, perderemos eficiencia.
• No, yo no pierdo eficiencia.
• ¿Qué te parece si lo intentamos, como un experimento, hacer una sola tarea y vemos cómo te va?
• Puede ser.
• Es lo que tratamos de hacer con Kanban, limitar el trabajo en progreso
• Ok Iván. Lo voy a hacer, pero sólo porque tú me lo pides.
• Listo, comencemos. Gracias.

Racer comenzó a hacer una sola tarea a la vez y vi cómo sus post it iban fluyendo. Su productividad se elevó muchísimo.

Pasó como una semana y media de aquel episodio y se acerca Racer y me dice como pensando en voz alta…

• Iván, algo extraño está pasando, mira ya he avanzado con lo que tenía que hacer, y ahora hasta estoy adelantado. Acabo de finalizar una tarea, y son las 6 de la tarde, y si jalo otro post it sería estar aún mucho más adelantado, pero son las 6 de la tarde.

Racer era un miembro del equipo muy comprometido y le dedicaba muchas horas a la empresa, su horario usualmente llegaba a las 9 – 10 de la noche. Le hice una pregunta:

• Racer, creo que puedes aprovechar que estás saliendo temprano para ir a pasear con tu enamorada, no lo crees?
• ¡Buena idea, así lo haré!

Racer estaba trabajando en 5 tareas en paralelo, siguiendo la lógica propuesta por Gerald Weinberg, estaba empleando solamente el 25% de su tiempo de trabajo y el otro 75% se perdía. Ahora, al dedicarse a una sola tarea, empleaba el 100%, por lo tanto había cuadruplicado su capacidad. Y además, ya podía irse temprano, había recuperado tiempo para él.

Tu equipo tiene más capacidad de la que crees, prueba limitar el trabajo en progreso, no necesariamente a uno, pero si redúcela. Puedes hacerlo como un experimento, luego evalúa el resultado.