Reunión de flujo de trabajo

4 de enero de 2024   |   Por Iván Gonzales

Reunión de flujo de trabajo  – Una cadencia de Kanban

¿Qué reuniones mínimas necesarias necesitamos para coordinar las actividades del flujo de extremo a extremo? 

No se trata de llenarnos de reuniones, es necesario reconocer que queremos que sean las mínimas necesarias. Una de esas reuniones mínimas necesarias es la «Reunión de flujo de trabajo» 

Es momento de mencionar una realidad incómoda. Solemos pensar que las personas se comportarán favorablemente a nuevas y buenas ideas, sin embargo, es necesario reconocer la cultura de la organización y basado en esa realidad crear un camino viable (navegar con las mareas en lugar de pavimentar el mar): 

• Si la cultura organizacional es muy vertical, será difícil convocar a todos los actores del flujo de extremo a extremo. Por lo tanto, se recomienda anunciar un piloto y contar con un patrocinador. El patrocinador sería un ejecutivo con la suficiente influencia como para convocar a todos los involucrados en el extremo a extremo. 
• Si la cultura tiene un alto índice de transparencia, confianza, y los líderes de la organización responden a convocatorias de manera proactiva, entonces, no será necesario un patrocinador. Bastará convocar a los líderes del flujo de extremo a extremo para que este ciclo de retroalimentación funcione. 

Ahora describamos los elementos de la reunión del flujo de trabajo 

Reunión de flujo de trabajo:  

• Objetivo: favorecer el flujo de valor a través de la coordinación entre los distintos actores involucrados 
• Participan: representantes de los equipos que participa en el flujo extremo a extremo.  
• Convoca: El principal responsable del flujo de extremo a extremo. Usualmente un directivo, que funge como patrocinador del piloto de conexión del flujo. 
• Pregunta clave: ¿Cómo nos ayudamos para «…» ? 
  Los tres puntos pueden ser reemplazados por «superar el cuello de botella», «remover el impedimento X», «entregar determinado item expedito», «mejorar la capacidad del flujo», «agilizar las dependencias», entre otros. 
• Lugar: Sea presencial o virtual, será necesario realizarlo teniendo al frente al tablero Kanban de extremo a extremo 
• Frecuencia: por lo menos una vez por semana (aunque si la empresa es de corte tecnológico se recomienda una frecuencia diaria o Inter diaria) 
• Dinámica:  
  • Si se identifica un elemento muy evidente, como un cuello de botella (lugar donde se acumulan los tickets), en la reunión se coordinan acciones de apoyo para superarla. 
  • En caso de no tener un cuello de botella o algún problema evidentes, comenzamos con la columna que está más próxima a la derecha (a la salida) y se conversa sobre la situación de cada ticket, uno a uno.  
  • Si se encuentran con un issue que requiere mayor tiempo para acordar acciones conjuntas, se convoca a una “reunión de mejora”. En dicha reunión no será necesario que participen todos, bastará con los principales involucrados en el issue. Se recomienda que esa reunión se realice fuera de la Reunión de Flujo de trabajo. 
• Facilita: Puede rotarse el encargado de facilitar. Puede ser el Flow Manager o algún coach/líder de alguno de los equipos. 
• Preside la reunión: El Flow Manager. Es la persona que tiene la responsabilidad de lograr el flujo de extremo a extremo, desde que se compromete hasta que está en producción. No se trata de una posición nueva, es muy probable que ya tenga a alguien a cargo de esta responsabilidad en la organización. Este rol también puede ser desempeñado por un comité (en este caso todo el comité tendrá que estar presente en la reunión). 
• Duración: 30 minutos a menos. 
• Entradas a la reunión (inputs): 
  • Estado actualizado de los ítems de trabajo en el flujo 
  • Antigüedad de los tickets en progreso 
  • Información proveniente de Gerencia respecto a prioridades/urgencias/fechas fija 
• Entregables de la reunión (outputs): 
  • Acuerdos de colaboración 
  • Acuerdos para profundizar el análisis de determinados issues en el flujo en una reunión de mejora 
  • Acuerdos de escalamiento ante impedimentos 
  • Comunicaciones respecto al estado del trabajo 

Recomendaciones: 

Para que la reunión sea lo más breve posible se recomienda: 

• El tablero del flujo de extremo a extremo debe mostrar en columnas a todos los actores del extremo a extremo y las dependencias deben estar representadas debidamente en los tickets en progreso. Por lo tanto, mejore la visualización siempre. 
• Paulatinamente reduzca la cantidad de trabajo en progreso 

• Aumente la frecuencia a diaria o Inter diaria 
• Conforme se va ganando experiencia, ya no discutir ticket a ticket, sino, solo los issues que están afectando al flujo de extremo a extremo. 

Otras recomendaciones: 

• Las acciones ante cuellos de botella o ante determinados impedimentos permitirán establecer acuerdos que faciliten las acciones, las cuales se reflejarán en políticas. 
• Contar con un reporte que muestre la antigüedad de los ítems que están en progreso (getnave, actionableagile). 

• Crear un carril adicional para incorporar las acciones acordadas en la reunión del flujo de trabajo. 

→ Aprende y conoce como poner en práctica el método Kanban aquí.