Kanban cómo método de gestión de cambio
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Kanban cómo método de gestión de cambio
Muchas veces cuando hablamos de Kanban lo asociamos inmediatamente a tableros, tarjetas y métricas que nos indican cómo está operando nuestro flujo pero algo que no se tiene en cuenta es cómo en Kanban también podemos encontrar un método del gestión de cambio con un enfoque evolutivo y con una filosofía de rodear la resistencia que al momento de llevarlo al día a día se vuelve muy interesante.
Kanban nos plantea entender la organización como una red de personas que están conectadas tanto psicológica como socialmente y que mucha de su resistencia al cambio está basada en cómo se ven o se posicionan frente a los demás. Es por esto, que su identidad, su rol, las estructuras, su estatus e incluso su imagen frente a los demás son factores determinantes a la hora de abordar el cambio.
Teniendo en cuenta lo anterior, Kanban nos presenta tres aspectos relevantes que denomina principios de gestión del cambio:
Estos principios de gestión del cambio son el corazón del enfoque de Kanban para abordar la gestión del cambio en una realidad donde la complejidad del contexto y las organizaciones, el enfoque del trabajo del conocimiento y la toma de decisiones son parte fundamental del día a día en una organización.
Lo anterior nos determina que trabajamos con sistemas complejos en donde los planes cambian, los resultados son emergentes y la toma de decisiones permiten la adaptación para la satisfacción de los clientes.
Pero ahondemos un poco más en cada uno de los principios…
① Comience con lo que hace ahora
Para mí este es un principio fundamental, la gran parte de la gestión del cambio se basa en cambiar lo que se está haciendo por un marco o proceso más definido a partir de una guía o rediseñar un ese marco o proceso definido ya existente para adaptarlo a la cultura y forma de trabajar del entorno. Todo eso comprende muchas veces nuevos roles, estructuras y formas de trabajar cosa que queremos evitar.
Kanban nos plantea un nuevo camino y es tomar el proceso existente como línea base, a partir de esto buscaremos entender como hacemos hoy las cosas a través de distintos enfoques. El punto es tener esta alternativa por sobre los enfoques que introduzcan muchos cambios a la vez y suponen que la implementación de un cambio es casi lineal.
El punto de comenzar con lo que hacemos ahora nos ayuda a rodear la resistencia al cambio por parte de las personas debido a que no tomaremos identidades ni roles y con eso despertar el involucramiento de las personas como parte de su propio cambio.
② Busque perseguir la mejora a través del cambio evolutivo
Al momento de definir que comenzamos con lo que hacemos ahora debemos tener en claro que también debemos generar el acuerdo de que iremos implementando cambios con un enfoque evolutivo de tipo experimental donde todos seremos partícipes. Esto me recuerda mucho a lean y la búsqueda de la perfección donde es un camino sin fin, de hecho para mi cuando las políticas o el tablero de un equipo llevan mucho tiempo sin cambiar es una señal para mirar qué tanto estamos haciendo mejora continua.
A medida que vayamos trabajando y comprendamos mejor las necesidades propias y de los clientes iremos generando cambios poco a poco en respuesta a esas necesidades lo que debería acercarnos cada vez más a un servicio adecuado al propósito.
Es importante destacar que esos cambios y experimentos a realizar estarán basados en datos tanto del propio tablero cómo de las distintas métricas de cara a nuestra entrega y de las expectativas del cliente. A partir de esto, reconocemos esa mejora evolutiva como algo dirigido con un norte más que una serie de cambios sin un objetivo per sé. Esto también vendrá apoyado por la implementación del cambio, ya que al finalizar nos preocuparemos de medir si esos cambios generaron una mejora o el efecto esperado en nuestro servicio siendo así posible mantenerlos o lanzar otro experimento.
③ Impulse los actos de liderazgo en todos los niveles
Esto tiene que ver con dejar de pensar en el cambio bottom-up o top down si no en una de involucramiento total de la organización. Para que el cambio ocurra deberías sentirte parte y debería importarte y la idea es que todos hagan que esto ocurra.
Lo que busca impulsar Kanban es el enfoque al cliente con una mirada de servicio y a partir de esto mejorar la prestación del mismo durante el tiempo para satisfacer al cliente. Este enfoque no solo apunta a que el liderazgo proponga cambios (ese sería el primer paso), la idea es que los equipos pasen a ser protagonistas de la prestación de su servicio y que las oportunidades de mejora en cuanto sostenibilidad, insatisfacción sean un asunto de todos los involucrados.
Esto apunta a acompañar muchas veces a que los equipos cambien de una mirada de victimización y quejas donde las cosas no resultan a una mirada generativa que les permita ver los problemas como oportunidades. Es importante que los equipos tomen responsabilidad por su resultado y a partir de ahí quieran hacerse cargo de ellos por lo tanto como líderes generar una cultura de seguridad psicológica, tolerancia, comprensión e indagación ayudará a que esto se genere.
Mediante estos tres principios y la filosofía subyacente en la gestión del cambio, es evidente que Kanban trasciende la mera utilización de tableros y métricas. Comprender cómo aproximarse a la transformación de una organización desde la perspectiva de Kanban adquiere una relevancia tan importante como gestionar tu flujo. Te animo a que te sumerjas en este enfoque y te centres en ser como el agua, que busca rodear la roca (resistencias).
→ Aprende a como aplicar Kanban en tu organización aquí.
Dieter Varas,
Entrenador Kanban
